アナログエンジンのたまに書くコラム

ChatGPTを活用した業務改善

現代のビジネス環境では、テクノロジーを活用した業務改善が絶えず求められています。その中でも、ChatGPTのような先進的なAI技術は、業務の自動化と効率化に革命をもたらすポテンシャルを秘めています。このコラムでは、アナログエンジンのChatGPT活用事例と業務改善の凡例と可能性について探ります。

顧客対応の（半）自動化

ChatGPTは顧客サポートの分野で大きな改善をもたらすことができます。AIによる自動応答システムを導入することで、顧客からの問い合わせに対して迅速かつ一貫性のある対応を行うことが可能になります。これは、顧客満足度の向上に直結するだけでなく、サポートスタッフの負担軽減にも繋がります。アナログエンジンには顧客の問い合わせに対して、自動でChatGPTがアドバイスを行い、どのように返答すればスムーズかを判例としてスタッフに提供し、正しく顧客に情報が伝わるように稼働している半自動化システムががあります。

全自動化も可能かと思いますが、地域で顧客と密接な関係を持つ弊社のような業態はAIによる凡例の提示・アドバイス程度の処理が適切かと思います。

内部コミュニケーションの効率化

ChatGPTは、社内でのコミュニケーションツールとしても活用できます。例えば、FAQや社内規定など、よくある質問にChatGPTが自動で回答することで、従業員が情報を探すために費やす時間を大幅に削減することができます。ChatGPT4以降はアナログエンジン社内のドキュメントを連携させることができるので、どの業務をどのスタッフに尋ねるか、どの情報が必要かなどのプロジェクト管理やタスク割り当てなどのプロセスも、ERP（業務集中管理システム）とChatGPTを介してよりスムーズに行うことが可能です。

ドキュメント管理と作成の自動化

報告書、提案書、メールなどのドキュメント作成は、多くの職場で作業時間の大部分を占めます。また公開文章の場合は、文字校正などの作業にも時間を取られ、弊社のような制作会社では人件費や労働時間の投資が必要です。ChatGPTを利用すれば、ベースとなる文章を再構成し素早く、かつ高い品質で修正するためのアシスタントとして機能します。

また、デザインやシステムの提案に利用する文章など、過去のドキュメントから必要な情報を抽出して要約を作成するなど、ドキュメント管理の効率化にも寄与します。

SEOのために、地域情報とマッチした顧客の業務紹介を自動生成し、ヘッドレスのWordpressと組み合わせるなどの作業も弊社は行なっています。以下の滋賀県の小企業ホームページの事例ではAIを利用したGoogleの検索パフォーマンスが1ヶ月で2.7倍に向上しました。

教育とトレーニングの強化

新入社員のオンボーディングや継続的なスキルアップのためのトレーニングプログラムは、企業にとって重要な投資です。ChatGPTをトレーニングツールとして活用することで、個々の従業員のニーズに合わせたパーソナライズされた学習経験を提供することが可能になります。アカウントを弊社のスタッフ用に割り当て、作業報告用のERPでプロンプト自動生成、APIを通じてアドバイスや報告の確認を行うなど、従業員の能力開発と補完に効果的に役立てています。

イノベーションの加速

ChatGPTを活用することで、従来の思考を超えたアイデアやソリューションの創出が可能になります。AIが提案する多様な視点や解決策は、個人やチームのクリエイティビティを刺激し、新たなビジネスチャンスの発見に繋がることもあります。アナログエンジンでも旧世代のシステムを最新をセキュアな環境に置き換えるなど小さなクラス単位でのプログラム生成（リファクタリング）などはAIの力を頼っての制作を行なっています。

まとめ

ChatGPTのようなAI技術を業務に組み込むことは、単に作業の自動化を超えた価値を提供します。これがDXというわけではありませんが、少子高齢化が特に進みやすい滋賀県では求人効率も悪く、ある程度をAIに任せることも必要になります。

顧客対応の質の向上、内部コミュニケーションの効率化、ドキュメント作成の高速化、教育トレーニングの個別化、そしてイノベーションの加速など、その可能性は無限大です。しかし、これらの技術を最大限に活用するには、適切な導入戦略と従業員の技術習得が不可欠です。弊社ではプロンプタと言われる、ChatGPTに命令を出すコマンドを作成する役割を持つ専任者により、導入を行なっています。

顧客においても、AIを取り入れる未来指向の企業は、ChatGPTをはじめとするAI技術を積極的に取り入れ、次世代のビジネス環境をリードしていくことでしょう。